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Perché è importante affidarsi alla gestione dei documenti in cloud

Molti si chiedono se sia più vantaggioso archiviare secondo i tradizionali sistemi di storage in azienda oppure passare al cloud, per tutto ciò che riguarda la protocollazione e l’archiviazione dei documenti. Come hanno dimostrato anche alcune ricerche che sono state svolte sull’argomento, il mercato del cloud nel nostro Paese è cresciuto molto negli ultimi anni. Tutto ciò mette in evidenza il fatto che molti connazionali, nell’ambito delle attività aziendali, rivolgono più fiducia nell’ambito dell’archiviazione in cloud. In effetti questo tipo di operazione può essere ritenuto più sicuro per molti aspetti. Ci sono diversi vantaggi dell’archiviazione in cloud, che è importante conoscere attentamente, per scegliere la soluzione migliore.

L’esperienza di Regystrum per l’archiviazione in cloud

Regystrum è un servizio che propone assegnazione, protocollazione e archiviazione dei documenti sul cloud di Google. Si tratta di un software online che gestisce in maniera molto intuitiva e facile tutti i processi di protocollazione, archiviazione e assegnazione di documenti e file. I file vengono archiviati e ogni protocollo può essere assegnato ad un determinato documento.

Il tutto si rivela particolarmente importante anche per la consultazione dei documenti, perché la piattaforma offre un servizio di ricerca integrato, in modo da trovare ciò che si cerca a seconda delle necessità che si presentano di volta in volta.

Regystrum crea delle cartelle nell’archivio online ordinate e facilmente consultabili. È la soluzione che molte aziende scelgono per la gestione dei documenti. Ma perché è così importante archiviare in cloud? Vediamo quali sono tutte le utilità che possiamo riscontrare a questo proposito.

Quali sono i vantaggi di archiviare in cloud

Archiviare documenti in cloud presenta numerosi aspetti positivi. Innanzitutto si può usufruire della comodità di mettere tutti nelle condizioni di accedere in ogni posto e in qualunque momento ai dati che sono necessari per la gestione aziendale.

Tra l’altro si può accedere al cloud non soltanto tramite PC, ma anche sfruttando i dispositivi per la navigazione in mobile, come smartphone e tablet. L’archiviazione in cloud permette di rendere più semplice lo scambio dei file e allo stesso tempo dà la possibilità di liberare spazio sui PC e sui server locali.

Le infrastrutture aziendali vengono dimensionate in base a delle specifiche esigenze che si presentano via via, quindi vengono eliminati gli sprechi e ne risultano migliorate anche in termini di flessibilità le prestazioni.

Inoltre bisogna dire che questa modalità di protocollazione dei documenti alleggerisce il lavoro dei reparti IT. Si può dimostrare come una soluzione importante per supportare la continuità del business.

Il rapporto tra smart working e archiviazione in cloud

I servizi in cloud hanno avuto un impulso fondamentale con l’espandersi e l’affermarsi dello smart working. Sono stati molto importanti nel supportare la collaborazione tra i dipendenti, anche durante il periodo della pandemia, quando si è registrata la più alta percentuale di smart working.

I servizi in cloud in questo periodo hanno garantito la continuità operativa per quanto riguarda lo svolgersi dei processi di business e sono stati fondamentali per mantenere attivi i rapporti con i clienti.

Quindi possiamo dire che chi aveva investito nella digitalizzazione, anche rifacendosi ai servizi in cloud, ha avuto parecchi vantaggi, diverse opportunità che ha potuto sfruttare per non interrompere la produttività. La gestione documentale su cloud, nonostante molte imprese hanno subito delle restrizioni dovute alle chiusure, ha permesso comunque di continuare ad operare in maniera efficiente.

Non bisogna, infine, dimenticare che uno storage preciso che garantisce il flusso di archiviazione documentale corrisponde anche alla più immediata esigenza di supportare l’obbligo della fatturazione elettronica, semplificando i processi e rendendo le transazioni piuttosto fluide. È possibile risparmiare risorse proprio grazie al cloud, in modo da avere più budget da destinare ad altri settori.